Een congres organiseren is een uitdagend traject van keuzes maken en plannen. Elke beslissing die je neemt, heeft gevolgen voor het bereik en het succes van het congres. Aangezien dit niet bepaald makkelijk is (zeker niet wanneer je er weinig of geen ervaring mee hebt), vind je hier vier sterke tips waarmee je direct aan de slag kunt.
Denk altijd vanuit de doelgroep
Je onderneming heeft een bepaalde doelgroep. Deze doelgroep moet centraal staan tijdens het congres. Wat zijn de problemen waar de doelgroep mee te maken heeft? Welke uitdagingen komen deze mensen dagelijks tegen en hoe biedt jouw business hier oplossingen voor? Vergeet niet om jouw evenement volledig in te richten op de doelgroep. De congreslocatie moet geschikt zijn voor de mensen die zich in de doelgroep bevinden en ook de catering moet hierop aangepast worden. Dat klinkt voor de hand liggend, maar je zal niet de eerste zijn die broodjes ham serveert op een congres waarbij het merendeel van de doelgroep vegetariër is.
De perfecte locatie voor jouw congres
De congreslocatie moet niet alleen perfect passen bij de doelgroep. De congreslocatie of het congrescentrum moet ook voldoen aan de eisen die jij stelt. Je wilt graag de ruimte hebben en je hebt een bepaald aantal mensen dat je onder wilt brengen tijdens het congres. Zijn er genoeg stoelen? Zijn de sanitaire voorzieningen ingericht op het aantal mensen? Verwacht je echt veel mensen op een locatie buitenaf, vraag dan altijd even naar het aantal parkeerplaatsen om problemen te voorkomen.
Zet mensen aan het werk
Tijdens het congres heb je genoeg dingen waar je de tijd voor wilt nemen. Persoonlijk contact leggen met potentiële klanten, vragen kunnen stellen en vragen beantwoorden bijvoorbeeld. Zorg er daarom altijd voor dat je genoeg mensen hebt die je aan het werk kunt zetten. Zij moeten ervoor zorgen dat jij de doelstellingen kunt behalen die je gesteld hebt voor jouw evenement. Heb je niet genoeg mensen? Trek dan mensen aan die ervaring hebben met congressen of mensen die ervaring hebben met het werken met grotere groepen mensen.
Achteraf contact houden is de sleutel tot succes
In de tijd van online marketing, hebben we nog altijd behoefte aan persoonlijkheid. Stimuleer dit voor, tijdens én na jouw congres. Op deze dag spreek je ontzettend veel mensen en gooi je meerdere lijntjes uit. Je kunt niet alles rondkrijgen tijdens het congres zelf, besteed daarom niet te veel tijd aan sales. De nadruk moet tijdens het congres liggen op het netwerken zelf. Wanneer je visitekaartjes uitgewisseld hebt en aangetekend hebt welke klant bepaalde problemen heeft die je op kunt lossen, neem dan achteraf contact op met deze mensen. Je kunt dan de tijd nemen om de klant persoonlijk te benaderen en oplossingen te bieden. Daarnaast zorg je er op deze manier voor dat de klanten zich gewaardeerd voelen aangezien je duidelijk aan hen denkt, ook na het congres.
