Vergaderen is over het algemeen voor de meeste werknemers en ondernemers niet de fijnste bezigheid. Vaak ben je druk en zie je er het nut niet direct van in. Toch is het heel belangrijk om met elkaar op één lijn te zitten, ideeën te wisselen en als team op te treden. Om het vergaderen aantrekkelijker te maken, kan je kiezen voor een vergaderzaal in Breda. Waarom een externe vergaderlocatie kiezen? Zo heeft de werknemer niet het idee weer naar kantoor te moeten. Of wanneer men vanaf het werk gelijk moet blijven om te vergaderen, is het vergaderen op locatie verfrissend. Zorg voor een hapje, drankje en ontspannen sfeer en je zult zien dat er veel meer animo is!
Doelstellingen en redenen
Het is belangrijk dat vergaderen nut heeft. Bij het kiezen van een juiste vergaderzaal, moet je rekening houden met het onderwerp. De rust die het uitstraalt, is van belang. Zodat de aandacht bij het vergaderen blijft. In deze tijd van vernieuwingen zijn er ondertussen genoeg locaties die zich aanbieden als vergaderzaal. De redenen om buiten kantoor een vergaderzaal te kiezen lopen uiteen.
Dat kan zijn om personen te motiveren om te komen. Nog een reden is, omdat men op kantoor teveel gestoord wordt. De doelstelling van het vergaderen is om vooruitgang te boeken. Bij het kiezen van een vergaderzaal, is het verstandig de sfeer die het uitstraalt te laten aansluiten op het onderwerp. Het prikkelen van de geest, zodat men ideeën creëert. Let er bij je keuze op dat de vergaderzaal groot genoeg is. Je wil natuurlijk wel dat iedereen die gekomen is zich welkom voelt. Het is fijn als men buiten de werksfeer om aangenaam kan vergaderen. De zogeheten teambuilding wordt hiermee gestimuleerd. Een goede reden om te kiezen voor een vergaderzaal, lijkt me.
Waarom een externe vergaderlocatie?
De eerste eis is eigenlijk de locatie. Het is namelijk zonde als niet iedereen (kan) komen, omdat de locatie te afgelegen of ver weg is. En zoals eerder aangegeven, is het belangrijk dat de zaal groot genoeg is. Daarbij is het verstandig om te letten op een goed geventileerde ruimte. Een frisse wind door de vergaderzaal. Het moet ook niet te koud zijn. Zijn er genoeg toiletten in de buurt? Geen onnodige vraag. Want men luistert minder goed, als men nodig moet. En heb je een projectiescherm nodig? Let erop dat daar dan een mogelijkheid voor is.
Een vergaderzaal met een inspirerende sfeer is een goede keus. Het informele kan zorgen om makkelijker te kunnen brainstormen. Laat je dus goed informeren over de mogelijkheden die verschillende vergaderlocaties bieden. Van een kleine ruimte waar iedereen in ieder geval aan één tafel kan zitten, tot grotere mogelijkheden inclusief catering. Voor iedere wens zijn er mogelijkheden.
Afspraken maken
Wanneer je uiteindelijk een keus hebt gemaakt, komt er nog heel wat bij kijken. Je wil achteraf niet voor verrassingen komen te staan, lijkt me. Zorg dat afspraken vooraf duidelijk zwart-wit op papier staat. Houd daarbij rekening met wijzigen en annulering. Als dat goed geregeld is, kunnen jullie met een goed gevoel gaan vergaderen. De kans is groot dat een dergelijke vergadering op een externe vergaderlocatie veel effectiever en zelfs gezelliger zal zijn.
Bron: www.wolfslaar.com
